Avec l’évolution des méthodes de management et des organisations d’équipe, de nouveaux outils ont vu le jour. Ils nous permettent de mieux travailler ensemble, d’échanger et de partager en toute simplicité.
Aujourd’hui nous avons choisi de vous présenter 3 outils que nous trouvons utiles et pratiques à tel point que nous les utilisons dans nos services chez Macap : Google drive, Trello et Coggle !
Que signifie vraiment le « travail collaboratif » ?
C’est un mode de travail basé sur la participation de plusieurs personnes qui, grâce à des outils technologiques, peuvent échanger et apporter leurs connaissances sur un même document. C’est l’idée d’un travail effectué en commun, soit de manière ponctuelle (par exemple pour la gestion d’un projet) soit de façon plus régulière (par exemple avec le partage des statistiques de l’entreprise).
Nos 3 outils basiques :
Google drive, Trello et Coggle
Google drive : pour partager tous vos documents
On ne vous présente plus Google et ses innombrables applications gratuites (agenda, mail, maps) mais nous avons choisi de faire un focus sur Google drive. C’est un service de stockage et de partage de fichiers sous la forme d’une suite bureautique. Il vous permet ainsi de stocker en ligne et de partager avec les personnes de votre choix, des feuilles de calcul, des documents de traitement de texte ou même des slides. Chaque élément de cette suite bureautique présente des fonctionnalités similaires à celles du pack office de Microsoft (Excel, Word, Power Point).
Exemple d’application :
L’évolution du CA mensuel de l’entreprise sous forme de tableau régulièrement mis à jour ou le mémoire qualité de l’entreprise que chacun peut enrichir selon ses compétences.
Trello : pour gérer vos projets
L’histoire de cet outil est amusante. Trello a été créé par une entreprise informatique pour répondre à ses problématiques d’organisation interne. Satisfaites de la solution obtenue, les équipes de la société Fog Creek ont alors décidé de créer une nouvelle entité pour développer la distribution de Trello. La version de base est gratuite mais une version payante avec des services supplémentaires est également proposée. Trello vous permet de gérer chaque projet sous forme de tableau. Sur chaque tableau, des listes de tâches à faire, en cours ou terminées, représentées par des cartes (exemple : “effectuer la relecture des descriptifs produits” ou encore “organiser une réunion avec les développeurs”.) Trello a le grand avantage d’être totalement personnalisable. Il vous permet de piloter et d’avoir une vue d’ensemble sur les différents projets en cours et de définir leur ordre de priorité.
Exemple d’application : Suivi de la création et mise en place du nouveau site web de l’entreprise.
Coggle : du mindmapping pour partager et suivre des dossiers complexes
Initialement, Coggle est un outil de madmapping collaboratif. Sa particularité est qu’il est simple et pratique à utiliser. Il vous permet de partager une arborescence détaillée avec les personnes de votre choix.
La mindmap se traduit en français par carte heuristique. Elle permet, à partir d’une idée de départ, d’y adjoindre d’autres idées, liées entre elles ou pas, et hiérarchisées sous forme de branches et sous branches. Cet outil est en fait une formidable méthode pour répertorier tous les éléments dont il faut tenir compte pour mener à bien un projet ou une organisation.
Coggle peut également être utilisé comme un outil de classement de vos dossiers pour les rendre accessibles à tous.
Exemple d’application : Toute la communication de l’entreprise mise à jour en temps réel, accessible à tous et triée par dossiers (Logos, cartes de visites, Newsletters etc…)
https://coggle.it/
La sélection des 3 produits présentés ci-dessus a été faite selon notre propre expérience au sein d’une PME. Chez Macap nous avons instauré l’utilisation de Google drive, Trello et Coggle. Selon les services, ces 3 outils se sont révélés être très utiles.
A vous aussi de faire votre choix. Testez, installez, proposez …
Vous utiliserez peut-être seulement l’un de ces outils ou tout simplement aucun des trois.
Peut-être que de votre côté, vous avez trouvé sur internet d’autres supports gratuits qui répondent encore mieux à vos besoins.
Le côté positif de notre époque réside en cette multitude de choix d’outils accessibles gratuitement ou à prix dérisoires.
Mais attention, mieux vaut rester vigilant dans nos choix :
– En multipliant les outils, ils peuvent aussi en arriver à nous faire perdre du temps
– Gardez également toujours à l’esprit que lorsque c’est gratuit, le produit c’est peut-être vous !…
Macap – Lundi 5 Août 2019
