Cette fois vous ne pouvez pas y échapper, c’est à vous qu’incombe la lourde tâche d’organiser un évènement de A à Z.
Qu’il s’agisse des 10 ans de votre entreprise, d’un lancement de produit ou de l’inauguration de votre dernières succursale, le problème est le même, vous devez penser à tout !
1 – Avant l’évènement, gardez votre calme et bossez comme un fou !
Commencez à y penser bien à l’avance, il n’est jamais trop tôt pour bien faire.
Réfléchissez au concept de l’évènement que vous souhaitez créer, à sa cohérence avec l’image de votre entreprise ou votre produit. Laissez place aux idées les plus originales, vous aurez bien le temps de les considérer comme irréalistes par la suite. Pensez à la palette de couleurs que vous avez envie d’utiliser, à votre charte graphique. Créer une identité visuelle propre à cette manifestation.
Imaginez aussi les supports de communication qui véhiculeront votre image : les flyers ou cartons d’invitation, les visuels numériques qui pourront être utilisés sur votre site internet ou les réseaux sociaux, les supports textile imprimés qui seront mis en place le jour J : tentes personnalisables, beachflags, kakémonos suspendus.
Assurez-vous d’avoir pensé à tout en amont, car il y aura forcément une petite touche d’imprévu et vous devrez être disponible pour la gérer.
Enfin, last but not least, définissez le budget global de votre opération. Plusieurs options s’offrent à vous.
Si vous avez aujourd’hui toutes les possibilités d’organiser vous-même un évènement à la mesure de votre ambition, cela nécessite un investissement considérable en terme de temps de travail.
Si votre budget vous le permet, faites appel à une agence de communication ou d’évenementiel qui saura prendre en charge toute l’organisation. Faire appel à des pros vous évitera peut-être d’être épuisé le jour J.
Petits conseils + : Ne vous prévoyez pas d’autre rôle que votre simple présence pendant le déroulé de l’évènement et pour les manifestations prévues en extérieur, pensez à un plan B en cas de pluie.
2 – Pendant … Soyez présent et gardez l’œil !
Comme tout aura été orchestré par une main de maître en amont, le déroulé de la manifestation ne devrait pas nécessiter d’intervention particulière si ce n’est, comme indiqué, votre présence, « au cas ou » !…
Rendez vous disponible auprès des personnes invitées en restant sur le qui vive.
Si vous avez opté pour une communication en live sur les réseaux sociaux, assurez-vous de sa bonne diffusion.
Si vous avez mis en place la sympathique « boite à selfies », vérifiez que tous les invités y participent. Idem si les participants sont invités à signer un livre d’or ou apporter un témoignage.
3 – Et après ?…
Une fois la pression retombée parce que ouf, tout s’est bien déroulé, vient alors le temps de capitaliser sur l’évènement …
Partager les plus belles photos sur votre site internet ainsi que sur les pages de vos réseaux sociaux. Selon la nature de votre manifestation, remerciez les invités pour leur participation en leur envoyant par exemple leur photo faite avec la boîte à selfies.
Et même jusqu’ici, assurez-vous de respecter les codes couleurs et la charte graphique de votre communication, comme un fil rouge qui reprend la personnalisation de votre évènement …
Macap – Vendredi 14 Décembre 2018
